Das Wichtigste in Kürze:
- Rund 20.000 Fachverfahren arbeiten in Deutschland weitgehend isoliert und nutzen KI bislang kaum.
- Possible und die Bundesdruckerei haben 16 Verwaltungsverfahren analysiert, zehn wiederkehrende Komponenten identifiziert und passende KI-Technologien systematisch zugeordnet.
- Der Bericht liefert Behörden ein KI-Framework, ein Matching-Verfahren und konkrete Schritte für den KI-Einsatz. Er wurde bereits über 400 Mal heruntergeladen und von zahlreichen Fachmedien aufgegriffen.
Herausforderung: Fehlende Vernetzung von Fachverfahren erschwert den KI-Einsatz in der öffentlichen Verwaltung
Fachverfahren bilden zentrale Verwaltungsleistungen digital ab, etwa Elterngeldanträge, Patentanmeldungen oder Steuererklärungen. In Deutschland existieren schätzungsweise fast 20.000 solcher Systeme in Bund, Ländern und Kommunen. Die OnDea-Datenbank des Statistischen Bundesamtes dokumentiert 28.730 Vorgaben aus 2.905 Regelungsvorhaben und unterstreicht damit den Umfang und die Komplexität der Verwaltungsarbeit.
Zudem werden bis 2030 voraussichtlich mehr als eine Million Beschäftigte im öffentlichen Dienst in den Ruhestand gehen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen von Bürger:innen und Unternehmen an schnellere, transparentere und nutzerfreundlichere Verwaltungsleistungen.
KI kann Behörden bei der Bearbeitung komplexer und zeitaufwändiger Aufgaben unterstützen. In Fachverfahren wird sie bislang jedoch nur vereinzelt eingesetzt. Viele Systeme arbeiten isoliert, verfügen über wenige Schnittstellen und lassen sich nur schwer an neue Anforderungen anpassen. Entscheider:innen fehlt daher häufig eine strukturierte Grundlage, um geeignete KI-Technologien und sinnvolle Einsatzfelder zu identifizieren. An diesem Bedarf setzt der gemeinsame Bericht von Possible und der Bundesdruckerei an.
Vorgehen: KI-Potenziale in Fachverfahren systematisch identifizieren
Possible und die Bundesdruckerei erarbeiteten gemeinsam den Bericht „Fachverfahren Decoded: Daten- und KI-Anwendungen für effiziente öffentliche Verwaltungen“. Grundlage waren leitfadengestützte Interviews mit Vertreter:innen aus Bundesministerien, Desk Research und eine systematische Analyse von 16 Verwaltungsverfahren.
Die zentrale Erkenntnis des Berichts ist, dass Fachverfahren trotz ihrer Heterogenität aus wiederkehrenden Komponenten bestehen. In diesem modularen Aufbau liegt der Schlüssel zum wirkungsvollen und effizienten Einsatz von KI. Die Analyse zeigte zehn wiederkehrende funktionale Komponenten, darunter Bedarfsermittlung, Antragstellung, sowie Fachliche Prüfung und Bewertung. Fünf davon wurden vertieft analysiert. Für jede Komponente wurde geprüft, ob sie sich für den Einsatz von KI eignet, etwa je nach Grad der menschlichen Beteiligung und danach, ob die Daten in passender Form vorliegen und rechtskonform verarbeitet werden dürfen. Im anschließenden Matching wurde geprüft, welche Technologien fachlich sinnvoll und technisch umsetzbar sind.
Anhand des Elterngeldverfahrens skizziert der Bericht ein Zukunftsbild, das die Komponentenlogik überträgt und zeigt, wie ein Antragsprozess aussehen könnte, wenn für jede Komponente die passende KI implementiert ist. Ein interaktives Antragsportal führt die Eltern durch die Antragstellung. Ein integrierter LLM-Chatbot erklärt Begriffe, stellt Rückfragen und schlägt auf Wunsch Eintragungen vor. Anschließend prüft ein digitaler Prüfroboter den Antrag auf Vollständigkeit und Dokumentenformate, fordert fehlende Nachweise an und leitet ihn an die zuständige Elterngeldstelle weiter. So werden Bearbeitungszeiten verkürzt und Sachbearbeiter:innen von Routinetätigkeiten entlastet.
Das Beispiel macht greifbar, was für Fachverfahren allgemein gilt: Wer wiederkehrende Komponenten erkennt und mit der passenden Technologie verknüpft, kann KI gezielt einsetzen, unabhängig vom konkreten Verfahren.
Wirkung: Breite Medienresonanz und konkrete Orientierung für Behörden
Der Bericht fand breite Resonanz in der Fachöffentlichkeit und erschien unter anderem im SZ Dossier Digitalwende, bei Kommune21 und bei move-online.de. Zudem gab unser Kollege Dr. Benjamin Schürmann mehrere Interviews, die bei eGovernment und im Dataport Magazin erschienen. Der Report wurde bereits mehr als 400 Mal heruntergeladen.
Für Behörden bietet der Bericht eine strukturierte Orientierung für den KI-Einsatz in Fachverfahren. Das KI-Framework und das Matching helfen dabei, geeignete Prozessschritte und passende Technologien zu identifizieren sowie fachlich und technisch zu bewerten. Konkrete Prozessschritte zeigen den Weg von der Bestandsaufnahme über die Klärung von Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen bis zur Beschaffung und Implementierung.
Olof Leps, Experte für Verwaltungsdigitalisierung bei der Bundesdruckerei und Mitautor des Berichts, erklärt: „Unser Report zeigt, dass es ein Verständnis für die Modularität von Verwaltungsverfahren braucht. Nur so können Potenziale für nachhaltige und übertragbare Lösungen identifiziert werden. Die komponentenbasierte Perspektive und das entwickelte Mapping kann die Grundlage für eine strategische Skalierung von KI in der Verwaltung legen.“
Ihre Ansprechpersonen zum Thema
Für weitere Informationen steht Ihnen Dr. Benjamin Schürmann gerne zur Verfügung.
